Ces dernières années, nous assistons à l’accélération de la transformation digitale qui touche tous les niveaux de notre société et particulièrement les entreprises. Cependant, cette notion de “digitalisation” peut être assez floue pour un certain nombre de personnes. Dans cet article nous vous avons détaillé tous les éléments qui vous permettront de mieux comprendre de quoi il s’agit.
Bonne lecture!
Qu’est-ce que la digitalisation?
La digitalisation, c’est le fait de faire évoluer/transformer les systèmes ou processus grâce aux différentes avancées informatiques et technologiques.
L’utilisation de la digitalisation permet d’optimiser le quotidien et de simplifier un grand nombre de démarches.
Petit à petit, c’est la société entière qui se trouve transformée et impactée par la digitalisation. En effet, elle se retrouve partout et fait partie de notre quotidien : les caisses automatiques, les sites de e-commerce et les commandes en ligne, le développement des applications ou encore le paiement électronique en sont des exemples.
Quelle est la différence entre la digitalisation, la transformation digitale et la transformation numérique?
Dans le secteur du numérique il y a beaucoup de termes différents qui sont souvent pris pour des synonymes, mais qui présentent tout de même certaines différences. C’est le cas pour la digitalisation, la transformation digitale ou encore la transformation numérique.
Ces termes sont très liés, car il y a un lien de causalité qui les relient. Le processus de départ qui a entraîné tous ces changements dans notre quotidien est la transformation numérique.
La transformation numérique a débuté avec l’essor d’internet et des systèmes numériques. Cette transformation a amené la digitalisation d’un grand nombre de processus comme nos modèles économiques (phénomène d’uberisation de l’économie qui s’appuie sur les nouvelles technologies) et les technologies de l’information.
Tous ces changements conduisent à la transformation digitale qui touche aujourd’hui toutes les entreprises. Cette transformation digitale consiste selon la définition à utiliser toutes les technologies digitales actuelles pour améliorer les performances des organisations et accroître le niveau de vie général.
Par exemple la transformation numérique va consister à numériser tous les documents papiers d’une entreprise, la digitalisation va consister à créer un serveur sur lequel tous ces documents seront disponibles et les ordonner pour faciliter leur classification et la transformation digitale va consister à modifier les pratiques des utilisateurs de toute une industrie ou d’un secteur par rapport à la digitalisation qui a été mise en place.
Qu’est-ce que la transformation digitale des entreprises?
Le phénomène de digitalisation est un processus qui a déjà et continue à transformer tous les secteurs de la société. Ainsi, le monde professionnel et nos entreprises sont aussi impactés. Lorsque l’on pense à la digitalisation on est tenté de croire qu’elle touche uniquement les entreprises qui ont une activité dans le secteur des Nouvelles Technologies or, à présent elles sont toutes concernées indépendamment de leur secteur pour entamer un processus de transformation digitale.
La transformation digitale impacte toute la chaîne de valeur de l’entreprise, cela demande donc une transformation en profondeur. Elle va donc vraiment impacter les salariés, leurs habitudes, mais aussi toutes les pratiques managériales, voire la culture de l’entreprise. La digitalisation des outils est donc la première étape vers la transformation digitale. Cette transformation concerne tous les postes de l’entreprise et la façon même de penser l’organisation. Pour certains il s’agit d’une nouvelle révolution industrielle.
Les premières organisations qui se sont lancées dans le digital ont commencé dans les années 90 en créant un site web pour leur entreprise. Le but de la digitalisation à ce moment-là était d’avoir un nouveau canal de communication. Ensuite on a vu la digitalisation des process des fonctions support avec la création d’outil de gestion développés par des sociétés compétentes. C’est grâce à ces logiciels que les collaborateurs ont commencés à être sensibilisés au digital, mais à cette époque la transformation digitale s’arrêtait là. C’est avec l’arrivée des startups, qui, parties de rien ont su concurrencer des grosses firmes et créer de nouveaux marchés, qu’on a mieux compris l’ampleur du phénomène (exemple: Uber, Facebook…). À partir de ce moment le digital est devenu stratégique sachant que l’on a vu un changement dans nos modes de consommation. Effectivement, les utilisateurs sont de plus en plus équipés et passent de plus en plus de temps sur internet. Les réseaux sociaux sont en partie responsables de ce phénomène et de l’accroissement du temps passé sur internet. Concernant les entreprises, elles ont suivi cette tendance pour pouvoir être là où les utilisateurs sont.
La transformation digitale a également eu un impact sur le business modèle des entreprises puisqu’avec le digital les utilisateurs n’achètent plus les services, mais vont davantage louer un service selon des formules définies par l’entreprise. La distribution et commercialisation des produits est également impacté, car le web permet d’atteindre directement une cible sans passer par de nombreux intermédiaires.
Toutes ces modifications qui ont lieu dans les entreprises conduisent les décideurs à mettre en place au sein de leurs organisations des stratégies complètes de conduite du changement.
Pourquoi est-il important pour les entreprises de se digitaliser?
Comme évoqué précédemment, la transformation digitale est pour un grand nombre une forme de révolution industrielle. Il faut donc comprendre l’ampleur de la transformation qui a lieu ces dernières années. Ainsi, les entreprises n’ont pas le choix de prendre ce tournant puisque tous les utilisateurs/clients/consommateurs attendent des institutions et des entreprises ces changements. Il faut pouvoir être en mesure d’évoluer et de proposer un service en cohérence avec les besoins nouveaux des utilisateurs.
De plus, toutes les entreprises de tous les pays sont en train de se digitaliser, il faut veiller à rester compétitif. Avec la mondialisation cette compétition s’est accrue et il est d’autant plus important d’être le plus évolué et en avance possible sur cette digitalisation. Il faut aussi se rendre compte de toutes les opportunités que peut apporter la transformation numérique.
Quels sont les secteurs et les métiers qui ont été le plus transformé par la digitalisation?
La question des métiers et de leur évolution est souvent soulevée lorsque l’on parle digitalisation. Il y a un certain nombre d’emplois qui vont être amenés à disparaître ou qui ont été considérablement transformés. Selon certaines études, il y aura aussi la création de 10 à 20% de nouvelles professions en l’espace d’une dizaine d’années.
Les secteurs qui ont été les plus impactés sont les métiers de la manutention, de la bureautique et du secrétariat, de la comptabilité, de la banque et assurance et des caisses et emplois en libre-service. En effet, ces métiers ont connu une forte diminution de leur nombre de salariés ou un renouvellement des métiers.
- Le secteur de la banque a été bouleversé par le développement des Fintech (technologies financières) qui a entraîné la digitalisation de la plupart des services bancaires.
- Le secteur de la comptabilité s’est vu impacté par l’arrivée d’un nombre important de logiciels de comptabilité qui parviennent à effectuer des tâches comptables en autonomie.
- Les secrétaires ou employés de bureau ont, eux aussi, vu leur travail pénalisé par la digitalisation. Ce poste est à présent très souvent externalisé dans des plateformes et l’usage de technologie a aussi été responsable de la diminution du nombre d’employés.
- Pour le personnel de caisse ou de libre-service, la digitalisation ainsi que le développement technologique ont entraîné une véritable mutation du métier. Ce secteur a été très médiatisé, mais pour l’instant on observe que les caissières existent toujours dans la plupart des magasins même si leur nombre à considérablement diminué.
- Enfin concernant la manutention, l’apparition des robots et des systèmes de pilotage à distance ont changé le fonctionnement global de la profession. La robotisation a permis une augmentation de la productivité très importante ce qui a causé un tort important aux manutentionnaires. Les limites physiologiques peuvent être dépassées grâce aux robots qui peuvent porter jusqu’à 500 kilos et ils permettent aussi de limiter le risque d’accidents de ce métier peu sécurisant.
Quels sont les avantages de la digitalisation?
Comme pour tout changement, la digitalisation présente des avantages et des inconvénients. Cependant, si la digitalisation est aussi importante dans la société actuelle c’est qu’elle présente plus d’avantages que d’inconvénients.
Parmi les principaux avantages, on retrouve:
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Gain de temps et optimisation des process
Grâce à la digitalisation des process, il y a un gain de temps évident qui a pu s’observer et généralement elle s’effectue sur des tâches très répétitives et fastidieuses. Les logiciels de gestion des factures en sont un exemple, ils permettent le suivi des impayés de manière automatique.
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Simplification de la communication
Que ce soit en entreprise ou non la digitalisation rend la communication beaucoup plus rapide et efficace. En effet, les outils actuels mis à notre disposition rendent les moyens de conversation très accessibles et toujours plus optimisés. C’est le cas par exemple de l’interface Slack qui rend les échanges entre les membres des équipes d’une entreprise et/ou de groupes de projet très facile.
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Amélioration des conditions de travail
Du fait de la simplification des process et de la communication en entreprise, il y a une amélioration des conditions de travail des employés. Souvent, les tâches qui sont améliorées par les outils digitaux sont très rébarbatives et requièrent peu de réflexion. Aussi, cela simplifie le quotidien et permet de limiter la frustration de certains collaborateurs et de leur permettre d’être plus efficients.
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Exploitation des données
La digitalisation va de pair avec le Big Data, car elle a permis aux entreprises d’avoir un accès plus efficace aux données et à les traiter de façon plus intelligente. Ainsi, les organisations peuvent avoir des moyens très efficaces pour atteindre des prospects ciblés.
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Amélioration de l’image de l’entreprise
Les consommateurs sont aujourd’hui très attentifs aux entreprises, à leurs actions et à leur niveau de développement. Ainsi, si une entreprise est en avance sur sa transformation numérique et utilise des outils innovants, cela va lui conférer une image plus sérieuse, d’une entreprise experte avec des employés très bien formés.
Comment mettre en place une stratégie de digitalisation?
Il y a plusieurs façons de mettre en place une stratégie de digitalisation et de transformation digitale. Nous allons vous présenter les 4 éléments qui en permettent de la bonne mise en oeuvre selon Gilles Babinet, qui est actuellement le co-président du Conseil national du Numérique et digital champion de la France auprès de la Commission européenne.
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Avoir un engagement du management et du CEO
Il faut que le directeur de l’entreprise soit réellement convaincu de la nécessité de cette transformation digitale. Effectivement, dans le digital, le nombre de niveaux de hiérarchiques est réduit, les décideurs doivent donc faire preuve d’une grande volonté pour réussir à aller au bout du processus.
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Former tout le personnel
Pour que cette transformation puisse avoir lieu, il faut que tout le personnel de l’entreprise soit formé aux nouveaux outils et aux nouvelles pratiques qui en découlent. Pour cela, les organisations doivent réaliser des formations qui soient adaptées et pensées pour chaque fonction.
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Réaliser la transformation en deux temps
Il faut penser à long et court terme lorsque l’on transitionne vers le digital. En effet, il doit tout d’abord y avoir un investissement très important dans le matériel et les outils et cela devrait prendre une dizaine d’années. Puis, il faut réaliser des changements sur le court terme afin de permettre aux employés de véritablement voir une modification dans leur quotidien grâce au digital et d’attendre le véritable changement qui aura lieu en 10 ans.
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Ouverture de l’entreprise par sa culture
La réussite de la mise en place d’une digitalisation est l’ouverture sur l’extérieur. Une entreprise qui a la capacité d’agréger un écosystème de participants à tous les niveaux de la transformation digitale sera plus efficace dans sa transformation.
Comment mesurer son niveau de digitalisation?
Pour mesurer le niveau de digitalisation d’une organisation, il faut prendre plusieurs critères en compte comme sa taille, son positionnement ou son secteur d’activité par exemple. Par rapport à cette base, il va être intéressant de fixer des KPI (Key Performance Indicators) à suivre.
Parmi les grandes catégories d’indicateurs, il y a par exemple ceux qui concernent tout l’aspect commercial avec les augmentations de leads/ventes grâce à une stratégie digitale ou encore les plaintes et requêtes de la clientèle concernant leur expérience utilisateur. Il va également y avoir les indicateurs plutôt opérationnels qui vont s’intéresser au fonctionnement de la nouvelle stratégie mise en œuvre et de l’analyse des améliorations ou non dans la réalisation des missions. Le nombre d’outils mis à la disposition des employés est également une donnée intéressante ainsi que le nombre de requêtes support qui témoignent de la maîtrise de ces outils par les équipes.
Il peut aussi être intéressant de mesurer le niveau de satisfaction des équipes dans l’implémentation de cette digitalisation dans leur travail.
La digitalisation qui a entraîné le processus de transformation digitale de notre société et de nos entreprises est devenu incontournable. Avec la crise sanitaire de 2020 notamment, elles ont toutes vu la nécessité d’être capable d’adopter les nouveaux outils digitaux pour se réinventer et faire face aux imprévus.
Cependant, cette transformation peut être compliquée à mettre en place pour certaines entreprises qui n’ont pas les connaissances dans la manière dont il faut procéder pour engager ces changements. Chez Habefast, nos experts sont en capacité de vous accompagner à la fois dans la réflexion autour de la stratégie digitale de votre organisation et dans l’adoption des nouveaux outils et process par vos équipes.