Les pratiques clés d’une stratégie de communication interne
Introduction
Vous vous demandez pourquoi certaines entreprises semblent si synchronisées et performantes, lorsque d’autres peinent à aligner leurs équipes ? La réponse réside souvent dans… une stratégie de communication interne efficace ! Celle-ci doit reposer sur des objectifs clairs, des canaux bien choisis et un dialogue ouvert. Lorsque les messages sont cohérents et les approches personnalisées, l’engagement des équipes s’en trouve renforcé, tout comme leur productivité. Explications dans cet article !
Les 7 piliers d’une stratégie de communication interne réussie
Découvrez comment élaborer une stratégie de communication interne efficace en 7 étapes clés !
#1 : Définir des objectifs clairs pour votre communication interne
Première étape pour mettre en place une stratégie de communication interne efficace : définir des objectifs clairs. Concentrez-vous sur ces aspects clés :
- L’alignement stratégique (diffuser la culture d’entreprise et ses valeurs, définir des priorités stratégiques et des objectifs partagés, préparer et accompagner les grands changements à venir…) ;
- L’engagement des employés (motiver les salariés, renforcer la collaboration et la solidarité au sein de vos équipes, contribuer à la
reconnaissance au travail…) ; - L’optimisation des canaux de communication interne (utiliser des outils qui facilitent une interaction fluide et rapide, analyser les données de communication…).
Ensuite, appliquez la méthode SMART pour définir vos objectifs. Ils doivent être : Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et Temporellement définis. Par exemple, si vous souhaitez améliorer la qualité de vie au travail, l’objectif SMART pourrait être : « Mettre en place un programme de bien-être au travail d’ici 3 mois, avec pour objectif d’augmenter de 20% la satisfaction des employés lors des enquêtes internes annuelles ».
#2 : Choisir les bons canaux de communication
Pour mettre en place une stratégie de communication interne efficace, il est essentiel de choisir des canaux de communication qui correspondent à la culture et aux besoins de votre entreprise.
Si les emails sont efficaces pour les communications formelles, le téléphone et les outils de messagerie instantanée (Slack, Teams…) sont bien plus adaptés pour des échanges rapides et informels. Quant aux réunions d’équipe (en présentiel ou en visioconférence), elles permettent d’aborder des sujets sensibles ou complexes de manière plus personnalisée.
Avec l’essor du télétravail, les plateformes numériques jouent un rôle de plus en plus important dans la communication interne. Vous pouvez utiliser :
- Un intranet d’entreprise ;
- Des réseaux sociaux internes (Talkspirit, Yammer…) ;
- Des plateformes de gestion de projet (Trello, Asana…).
L’idée est de centraliser l’information, afin que tous les membres de l’équipe aient bien accès aux ressources nécessaires à leur travail. Bien entendu, n’oubliez pas de vous assurer que l’ensemble des employés bénéficient d’une formation adéquate pour favoriser leur adoption.
#3 : Encourager un dialogue ouvert et transparent
Saviez-vous que pour 86 % des employés, les échecs au travail sont dus à un manque de collaboration et à une communication inefficace ? À l’inverse, des équipes qui communiquent de manière efficace peuvent augmenter leur productivité de 25 %.
Mais pour une communication interne efficace, celle-ci doit reposer sur… la transparence ! En effet, qu’elles soient bonnes ou mauvaises, les informations doivent être partagées vers le haut, vers le bas et latéralement, d’une manière compréhensible par tous.
Vos employés doivent se sentir en confiance pour partager leurs idées, poser des questions et exprimer leurs préoccupations (et surtout, sans crainte de répercussions !).
Pour encourager un dialogue ouvert, mettez en place des canaux de feedback réguliers et facilement accessibles :
- Sondages et enquêtes de satisfaction ;
- Boîtes à idées ;
- Entretiens individuels.
L’objectif est de créer un environnement où chaque employé sent que son opinion compte réellement. Ensuite, à vous de déterminer quelles actions mettre en place pour améliorer les différents aspects soulevés par vos collaborateurs !
#4 : Assurer la cohérence des messages
Autre meilleure pratique à adopter absolument pour une communication interne
efficace : assurer la cohérence des messages. Pour ce faire :
- Ne communiquez pas sur le même sujet avec des prises de positions contradictoires (elles sèment la confusion et nuisent à la confiance des employés envers l’entreprise) ;
- Évitez de mettre en opposition la communication interne avec la communication externe (le discours tenu face aux clients doit être similaire à celui véhiculé auprès des employés)
- Centralisez les messages sur une plateforme unique (intranet, newsletter interne…) pour permettre aux employés de retrouver
facilement les informations essentielles et éviter les malentendus.
À la clé : une image de marque forte, une crédibilité renforcée et une
compréhension améliorée !
#5 : Personnaliser la communication
Une communication interne efficace passe par une communication… personnalisée ! Vous allez devoir segmenter les messages pour renforcer l’engagement et la productivité de vos collaborateurs.
Pour ce faire, oubliez les statuts (cadres / employés), et misez plutôt sur des profils individualisés, en fonction des consommations, des besoins, du rapport à son travail et à l’entreprise. En effet, un manager et un non-manager peuvent tous deux préférer les formats courts en vidéo, alors que 2 managers auront des préférences différentes.
Le ton et le style de la communication doivent également être adaptés. Par exemple, un message destiné à l’équipe de communication peut être plus informel et inspirant, tandis qu’une communication adressée au département financier nécessite un ton plus formel (et surtout, précis !).
#6 : Innover dans la communication interne
Pour rester efficace, la communication interne doit également évoluer avec son temps. Innover régulièrement est la clé de la réussite !
Cela passe par l’introduction de nouveaux outils de communication (applications mobiles internes, plateformes de collaboration en ligne…), mais aussi par l’adoption de nouvelles pratiques (big data, intelligence artificielle…), toujours en gardant en tête cet objectif : s’assurer que chaque salarié a accès aux informations qui le concernent.
Alors, n’ayez pas peur d’expérimenter avec différents formats pour trouver ce qui fonctionne le mieux pour votre entreprise :
- Vidéos pour présenter des bonnes pratiques, des projets ou des réalisations ;
- Webinaires pour fournir des formations ou des sessions de questions- réponses ;
- Podcasts pour partager des entretiens avec des dirigeants ou des experts ;
- Jeux, quiz ou défis pour tester les connaissances, compétences et comportements de chacun.
Ensuite, adaptez votre stratégie en fonction des retours des employés. Le dialogue doit être bidirectionnel.
#7 : Mesurer et ajuster la stratégie de communication interne
Enfin, utilisez des indicateurs clés de performance (KPI) pour mesurer l’efficacité de votre stratégie de communication interne et l’adapter si besoin.
Voici quelques exemples :
- Taux d’adoption des outils collaboratifs ;
- Taux de réponse aux emails ;
- Taux de participation aux réunions ou évènements internes ;
- Taux d’ouverture et de lecture des communications internes ;
- Taux de rotation des employés.
Il ne vous restera plus qu’à ajuster votre stratégie en fonction des résultats
obtenus !
En résumé : une communication interne efficace repose sur des objectifs clairs, des canaux bien choisis et un dialogue ouvert. En assurant la transparence et la cohérence des messages, en personnalisant les approches et en innovant régulièrement, vous pourrez renforcer l’engagement et la productivité des équipes et créer un environnement de travail où chaque employé se sent impliqué et valorisé.
